lunes, 21 de septiembre de 2015

Actulicese.com publico: ¿Cuándo se extralimita el Consejo de Administración?

¿Cuándo se extralimita el Consejo de Administración? – Félix David Romero Duarte

  • Publicado: septiembre 21, 2015
  • Última Actualización: septiembre 18, 2015
Miembros de los consejos de administración de las propiedades horizontales deben  dar cumplimiento a la Ley 675 del 2001 y a los parámetros establecidos en sus estatutos, y evitar asumir funciones no atribuidas a ellos.
La Ley 675 del 2001, únicamente estipula como figuras necesarias en los consejos de administración de Propiedad Horizontal las del presidente y secretario del Consejo de Administración. Esto se extrae del parágrafo 1 del artículo 50 que establece: “Para efectos de suscribir el contrato respectivo de vinculación con el administrador, actuará como representante legal de la persona jurídica el presidente del Consejo de Administración(…)”, el otro cargo se extracta cuando la Ley 675 del 2001 ordena que toda copropiedad debe tener un libro de Actas de Consejo, las cuales deben estar firmadas por un presidente y un secretario.
Es común encontrar propiedades horizontales con cargos de vicepresidente, tesorero e inclusive fiscal, bien sea porque está considerado en los estatutos, en reglamentos internos, manuales de convivencia o porque algún integrante del consejo lo propone y así lo aprueban los demás miembros. Además de lo anterior, también se encuentran nombrados suplente del presidente, suplente del vicepresidente, suplente del secretario y suplente del tesorero, cuando la ley tampoco estipula suplencia alguna.

¿Cuándo se extralimitan los consejos de administración?

En la actualidad muchas propiedades horizontales donde han asignado cargos no existentes en la Ley 675 del 2001 ni en los estatutos y otras donde le dan cumplimiento a esta ley, al asignar cargos de presidente y secretario, se extralimitan en el desempeño de las funciones, realizando actividades asignadas por la ley exclusivamente al Representante Legal y a la Revisoría Fiscal, con el argumento de que actúan de buena fe, por su propiedad y la salvaguarda de su inversión y de su patrimonio, como es el caso de algunos consejos de administración. Algunos casos de extralimitación en el desempeño de funciones por los consejos de administración son:
1. Al convocar a Asamblea General Ordinaria
El artículo 39 de la ley 675 del 2001, establece como una función exclusiva del administrador la de convocar a la Asamblea General Ordinaria, en la fecha señalada en los estatutos o dentro de los tres primeros meses al corte del período presupuestal, es decir, que si los estatutos no contemplan fecha alguna, el administrador es autónomo para decidir cuándo convoca la Asamblea General Ordinaria; sin embargo, en la práctica esta decisión es tomada de buena fe por el Consejo de Administración, situación que dista de lo establecido en la Ley 675 del 2001, por cuanto es el representante legal quien decide cuándo convocar, y no el Consejo de Administración.
2. Iniciar e instalar la Asamblea General Ordinaria
Quien debe dar inicio e instalar la Asamblea General Ordinaria, es el administrador por cuanto la misma es convocada por él; sin embargo en la práctica se ve que es el presidente del Consejo de Administración y a veces en sus ausencia el vicepresidente (cargo no contemplado en la ley 675 del 2001), quien da inicio e instala la Asamblea General Ordinaria. Lo anterior, además de ser una muestra más de coadministración, es improcedente.
3. Presentar el informe de gestión
En las asambleas generales ordinarias, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 51 de la Ley 675 del 2001, quien debe presentar el informe de gestión es el administrador; no obstante, en un gran número de asambleas, el informe del Consejo de Administración, se convierte en un informe de gestión.
4. Decidir sobre la contratación del contador
La Ley 675 del 2001 determina, como responsabilidad del administrador, llevar bajo su dependencia y responsabilidad la contabilidad del edificio o conjunto. Por ello, quien debe elegir y contratar al contador es el representante legal, pero en algunas copropiedades es el Consejo de Administración quien realiza las entrevistas, decide a qué contador debe contratar el administrador o, lo que es peor, un consejero impone a su contador para que sea contratado por el administrador, olvidándose de que es el administrador quien debe elegirlo y contratarlo porque es el responsable de la contabilidad y el Consejo de Administración no puede coadministrar.
5. Administrar bienes comunes
La Ley 675 del 2001 y la Ley 222 de 1995 establecen que el administrador (representante legal) según la ley es quien tiene la administración inmediata de los bienes comunes, así como la vigilancia y control de los mismos, como mandatario exclusivo de la copropiedad; es decir, que el administrador tiene por sí solo facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo, o sea, que con sujeción a las leyes comerciales y civiles, reúne en sí funciones jurídicas de mandatario, depositario, gerente, secretario y tesorero, funciones susceptibles de ejercicio personal único o delegable parcialmente bajo su responsabilidad, previo consentimiento del Consejo de Administración. Sin embargo, en algunas copropiedades, por el desconocimiento de la ley, o por la interpretación de la misma, o por la decisión tomada por el Consejo de Administración, le quitan las facultades de tesorero y recaudador al administrador y delegan de forma total a un miembro del consejo de administración (tesorero), para que sea quien tenga la firma registrada en los bancos, y, por tanto, firme los retiros o cheques girados por la copropiedad, desconociendo que esta facultad se debe hacer parcial y bajo la responsabilidad del administrador –representante legal– convirtiéndose esta situación en evidencia absoluta del más alto nivel de coadministración y vulneración de los parámetros establecidos en la ley.
Lo expresado en este artículo busca instar a los miembros de los consejos de administración de las propiedades horizontales a dar cumplimiento a la Ley 675 del 2001 y a los parámetros establecidos en sus estatutos, a fin de, evitar en su afán de mostrar gestión, caer en la coadministración, por realizar actuaciones que distan de los parámetros establecidos en los estatutos y la ley.
Por lo anterior, se les sugiere a las propiedades horizontales que no tengan establecidos por estatutos estos cargos, no entrar a implementarlos y designarlos, por cuanto no tienen ningún sustento legal, ni jurídico y aquellas propiedades que tienen establecidos estos cargos por estatutos, se les recomienda verificar la necesidad de mantenerlos y revisar que las funciones asignadas a los consejeros, no sean similares a las del administrador o el revisor fiscal, a fin de evitar la coadministración.
Solo me resta recordarles a los miembros del Consejo de Administración, que “Consejo”, con “s”, proviene de la palabra latina “aconsejare”, dar consejo y que no son “Concejo”, con “c”,  que son los que provienen de la palabra latina “concilium, por ello no pueden los consejos de administración llegar a legislar y/o a coadministrar.
CP. Félix David Romero Duarte

Sobre el autor

Contabilidad, leyes e impuestos al día - actualicese.com

Felix David Romero Duarte

Especialista en Revisoría Fiscal Candidato MSC. Auditoría Internacional y Gestión Empresarial

sábado, 9 de mayo de 2015

¿Por qué una copropiedad estaría mal asegurada?


Con frecuencia se observan algunos aspectos por los cuales las copropiedades se encuentran mal aseguradas. Aquí, algunos ejempl1. Solo se aseguran los bienes por el valor de la deuda con las instituciones financieras.
En el terremoto de 1999 en la zona cafetera una serie de errores en materia de seguros, puso en evidencia problemas difíciles de solucionar aún en aquellos que se suponían bien asegurados.
Un edificio de apartamentos se destruyó totalmente y solo el 60 por ciento de los copropietarios tenían una póliza a exigencia del banco que les financiaba la deuda, las compañías de seguros indemnizaron pero la comunidad no pudo reconstruir el edificio. Algunos solo cubrieron el saldo de la deuda y los propietarios perdieron los esfuerzos de toda una vida.
2. Se asegura por su valor comercial o por menos.
Se debe tener en cuenta que el valor de reconstrucción es diferente al valor comercial, ya que no se incurre en gastos como comercialización, publicidad, matrículas de servicios públicos, etc.
También es frecuente encontrar solicitudes en las cuales se busca amparar exclusivamente ciertas áreas comunes tales como áreas de circulación, recepción, parqueaderos, depósitos, escaleras, etc., olvidando que existen áreas comunes asignadas al uso de unidades privadas y estructuras consideradas como comunes.
Por lo tanto, se debe elaborar un avalúo técnico en el cual nos indique el valor real de reconstrucción del edificio y no pagar un costo más alto de seguro, o por el contrario estar con infraseguro.
3. Se solicita adaptar los valores asegurados ya que solamente cuentan con cierta cantidad de dinero.
Si llega a presentarse un siniestro catastrófico, y se ha emitido una póliza con los valores por debajo del valor real de reconstrucción, todas las compañías aplican la cláusula de infraseguro lo cual conlleva a no tener los recursos para reconstruir la copropiedad.
El articulo 15 de la ley 675 de 2001 consagra la obligatoriedad de la contratación de las pólizas de seguros. Asimismo, el artículo 50 de la misma Ley contempla que el administrador responderá ante los copropietarios por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave llegase a ocasionar.
Es prudente entonces, que la junta y el administrador verifiquen los seguros específicos de la Copropiedad y garanticen una adecuada protección del patrimonio de todos y cada uno de los copropietarios.

Para tener una adecuada protección 
en la contratación de seguros, deben tenerse en cuenta los artículos 3, 13, 15, 29, 50, 51, entre otros de la Ley 675 de 2001, que regula la Propiedad Horizontal.
Adicionalmente se deben contratar pólizas para amparar los errores y omisiones de Directores y Administradores y la responsabilidad Civil Extracontractual donde se contemplan los amparos de parqueaderos y RC cruzada.
Cuadrado.c


Publicacion tomada de  Metrocuadrado.com

lunes, 25 de junio de 2012

Respuesta a Pregunta

Nos llega un correo en donde nos preguntan: 
¿CUALES SON LAS CONSECUENCIAS SI COMPRO EL SOAT CON UNA TARIFA INCORRECTA? 


Aunque hoy en día es improbable que la tarifa sea incorrecta si quien expide el seguro se percata de solicitar y expedir conforme a la tarjeta de propiedad porque el sistema lo lleva a una tarifacion estándar.  Las consecuencias las conocerá si tienes siniestro. Si la tarifa es mas alta en precio no lo sabrá porque no pasa nada. Si la tarifa es inferior tendrás que pagar el error tal como lo define el código de comercio cuando hay error en la información. ASÍ  QUE PREPÁRESE PARA PAGAR. 

jueves, 25 de agosto de 2011

Ley de Propiedad Horizontal cumple 10 años

El ABC de la Asamblea General de Copropietarios

Publicado Por: actualicese.com
Publicado: 25 de agosto de 2011

La Ley 675 de 2001 está cumpliendo este mes 10 años de vigencia. Y teniendo en cuenta de la importancia de realizar Asambleas en la copropiedad, aquí presentamos una serie de puntos importantes que hay que tener en cuenta a la hora de realizarla.